ValueFrame tukee luovan markkinointiviestinnän toimiston resursointitarpeita

Bob the Robot on noin 20 vuotta sitten perustettu markkinointiviestintäkonserni, jonka palveluksessa on nykyään noin 70 henkeä ja asiakkaina Suomen suurimpia brändejä. Saman konsernin alta tarjotaan asiakkaille lähes kaikki mahdolliset markkinointiviestinnän palvelut mainonnasta mediatilan ostoihin ja PR:stä digitaaliseen markkinointiin.

Kahdeksan vuotta sitten yritys otti käyttöönsä ValueFrame-toiminnanohjausjärjestelmän ratkaisemaan työn ohjauksen ja projektinhallinnan tarpeita.

-Meillä projektit ovat hyvin monipuolisia, sillä osalle asiakkaista tuotamme jatkuvia markkinointiviestinnän kokonaisuuksia, osa taas ostaa yksittäisiä palveluita. Näin projektien kestotkin saattavat olla mitä tahansa päivästä puoleen vuoteen. Toiminnanohjausjärjestelmän pitää mahdollistaa kaikki tältä väliltä, yrityksen hallintojohtaja Marjut Leikas kertoo.

Poikkeustilanne avasi silmät resursoinnin tarpeellisuudelle

Bob the Robotilla ValueFrame on käytössä lähes kaikkien työntekijöiden arjessa. Järjestelmää käytetään tuntikirjauksiin, työajanseurantaan, myynnin ja projektien seurantaan, laskutukseen, sekä asiakkuuksien kehityksen ja projektien kannattavuuden analysointiin. Raportointi hoidetaan erillisellä visuaalisella BI-ratkaisulla, johon siirretään data ValueFramen tietokannasta.

Uusimpana mukaan on otettu projektien resursointityökalu, johon tarve syntyi koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen myötä. Leikaksen mukaan yrityksessä oli yleisen epävarmuuden lisäksi tulossa sekä lomia että lomautuksia, jotka oli pakko saada ajoissa saada sovittua ja kaikkien työntekijöiden tietoon.

Ratkaisuksi löytyi pikavauhtia käyttöönotettu resursointityökalu, jolla asiantuntijoiden tunnit saadaan merkittyä helposti yhteen paikkaan ja tieto työajoista kaikkien tietoon.

-Tajusimme, että mikäli asiakastyön ja tuntien määrää ei seurata yhdessä paikassa, ei hommasta tule yhtään mitään. Aiemmin tuntitietoja on ollut useissa eri järjestelmissä ja exceleillä, mutta nyt tieto on todella tuotu yhteen järjestelmään.

Resursointi mahdollistaa oman työn organisoinnin

Vaikka päätös käyttöönotosta tulikin yhteisymmärryksessä ja poikkeustilanteen vuoksi hyvinkin nopeasti, sitä oli edeltänyt jo monen vuoden harkinta. Leikaan mukaan asiantuntijaorganisaatioissa resursoinnin suurin haaste on siinä, että jokainen tekee työtään eri tavoilla, ja järjestelmän asettamat “vaatimukset” otetaan usein raskaasti. Resursoinnin käyttönotto vaatikin ennen kaikkea asennemuutosta. Nyt yrityksen suunnittelijat, graafikot ja kaikki deadlineihin sidottua työtä tekevät asiantuntijat resursoidaan järjestelmän kautta.

-Etenkin luovaa työtä tekevillä on usein pelko, että järjestelmä asettaa pakon tehdä jonkun tehtävän tietyssä ajassa, etkä pysty itse tekemään työtä siten kuin olet itse tottunut tekemään. Meillä on tosi vahva ja äärimmäisen osaava projektijohto, ja tällainen muutos tarkoittaa tietysti vallasta luopumista ja tietynlaista epävarmuudessa elämistä, Leikas kertoo.

Muutos on otettu kuitenkin hyvillä mielin vastaan, ja resursoinnin hyödyistä on päästy nauttimaan jo lyhyen käyttökokemuksen aikana. Leikaan mukaan resursoinnista on valtavasti hyötyä hinnoittelussa, oman työn johtamisessa sekä organisoimisessa.

-Etenkin se antaa ihmisille mahdollisuuden organisoida oman työnsä sellaiseksi kuin he itse haluavat. Meillä ValueFrameen on määritelty asiantuntijoiden työmäärät, jotka he pystyvät päivän aikana tekemään, ja he voivat sitä kautta tehdä itse itselleen suunnitelman siirtämällä resursoituja tehtäviä kalenteriin.

ValueFrame auttaa luovan työn arjessa

Jo aikaisemmin ValueFrame on toiminut yrityksen keskitettynä tietovarastona, joka toimii kaikkien työntekijöiden arjessa mukana. Suunnittelijat kirjaavat järjestelmään omat työtuntinsa ja nyt resursoinnin myötä myös ohjaavat sillä omaa työtään. Projektipäälliköt käyttävät sitä projektien seurantaan ja kannattavuuden analysointiin, ja myös laskutus hoidetaan järjestelmän kautta.

-Kun ihmiset syöttävät tiedot oikeamääräisinä ja oikea-aikaisina, järjestelmästä saadaan paljon hyötyä. Meillä se toimii avaimena liiketoiminnan seuraamiseen, Leikas kertoo.

Leikaksen mukaan parasta järjestelmässä on juurikin kokonaisuus, jonka avulla kaikki tiedot saadaan kerättyä yhteen paikkaan. Erityyppisiä toiminnanohjausjärjestelmiä on vuosien varrella vertailtu useitakin, mutta ValueFrame on loogisuudessaan osoittautunut Bob the Robotille parhaaksi vaihtoehdoksi. Luovassa ympäristössä eläville työntekijöille myös järjestelmän visuaaliset ratkaisut ovat tärkeitä ja luovat merkityksellisyyttä työhön.

–ValueFrame on monipuolinen, mutta ei ole liian järeä. Siitä löytyy monia meille tärkeitä pieniä ominaisuuksia, joita ilman emme enää osaa elää. Esimerkiksi kalenterityökalussa tapahtumien siirrettävyys ja erityyppisten tehtävien merkitseminen eri väreillä ovat meille käytön myötä osoittautuneet välttämättömiksi ominaisuuksiksi. Ne helpottavat ihmisten työajan ja kuormituksen hahmottamista ihan älyttömästi, Leikas kertoo.

Tutustu Bob the Robotiin heidän verkkosivuillaan: bobtherobot.fi