Näin hallitset pieniä pyyntöjä ja ylläpidät työflowta

Useimmat meistä joutuvat painimaan keskeytysten värittäessä työskentelyä. Sähköposti ja pikaviestimet laulavat, avokonttorissa ei saa hetken rauhaa ja pomokin delegoi uusia tehtäviä monta kertaa päivässä. Keskittymiskyvyn ylläpitäminen on todellinen nykypäivän taitolaji. Kuinka siis todella pidän yllä työflow’ta, kun näitä pieniä pyyntöjä satelee joka puolelta?

Multitasking on yliarvostettua – mutta hankalaa välttää

Keskittymistä voi edesauttaa tehokkaasti välttämällä multitaskausta. Tutkimustenkin mukaan useamman asian yhtäaikainen työstäminen on tehottomampaa kuin työskentely keskittyen yhteen tehtävään kerrallaan. Helpoin tapa parantaa tehokkuutta onkin luopuminen multitaskauksesta – kaikkien rautojen ei tarvitse olla tulessa yhtä aikaa.

Helpommin sanottu kuin tehty.

Useissa asiantuntijatoimistoissa työn luonne on se, että kiireeltä ja päällekkäiseltä tekemiseltä ei voi välttyä. Kun pyyntöjen muistaminen ja aikataulutus käy mahdottomaksi, on aika ottaa avuksi järjestelmä niiden hallintaan.

ValueFramessa on useita elementtejä, jotka auttavat työntekijän oman työn suunnittelua ja työflown ylläpitämistä. Pieniä tehtäviä on mahdollista hallita kahdella eri tavalla; tehtävinä ja resursointina.

Resursointityökalu on erityisesti projektipäällikön työtä helpottava ominaisuus, jonka avulla voit suunnitella omaa ja tiimiläistesi työaikaa tehokkaammin. Voit varata projektin tietyille vaiheille työntekijän aikaa, jonka jälkeen henkilö voi suunnitella omaa työpäiväänsä tai työviikkoa annettujen resurssien perusteella. Työntekijä näkee järjestelmästä, mitä hänen tulee tehdä ja mihin deadlineen mennessä, sekä pääsee itse varaamaan tehtävälle aikaa kalenteristaan.

Tehtävät ovat pienempiä kokonaisuuksia joita voit käyttää yhtä aikaa resursoinnin kanssa. Tehtäviin voit merkitä niitä pyyntöjä ja mielenrauhan keskeyttäviä asioita, joiden tekemistä ei voi välttää, mutta jotka helposti jäävät kaiken muun jalkoihin. Jos tehtävänäsi on varata ensi viikolle lounaspalaveri asiakkaan kanssa, voit laittaa sen ylös tehtäviin. Treffien sopiminen ei unohdu, kun olet varannut sen tekemiselle ajan kalenteristasi.

Tehtäviä voivat lisäillä myös muut henkilöt. Sen sijaan, että saisit nakkeja sähköpostilla tai työpöydälle tuotuna post-it lappuna, voit pyytää kaikkia tiimiläisiä ja esimiestäsi lisäämään pienet taskit suoraan ValueFramen tehtäviin. Näin tiedät, että tehtävät ovat tallessa järjestelmässä, eikä niiden miettimisen tarvitse keskeyttää hyvin rullaavaa työflowta.

Delegoi, kirjaa ylös ja varaa aikaa kalenterista

Mitä konkreettisia vinkkejä haluaisin antaa multitaskauksen ristitulessa kärvistelevälle?

1. Kirjoita kaikki hoidettavat tehtävät ylös – ne pienimmätkin

Pienet tehtävät on helppo unohtaa, mikäli et kirjaa niitä ylös. Kun kaikki uudet tehtävät kirjataan aina ensimmäisenä tehtäviksi, ne eivät jää vaivaamaan mieltä etkä vahingossakaan unohda niitä. Oman mielen häiriötekijät vähenevät, kun tiedät, että tehtävät ovat kaikki järjestelmässä ja niiden hoitamiseen on varattu oma aikansa. Voit palata tehtävälistaan aina tarvittaessa.

2. Jaa työtaakkaa ja varaa koko tiimille aikaa kalenterista

Usein tehtävät tulevat oman tiimin ulkopuolelta, eikä niille välttämättä ole määrätty ketään yksittäistä, tiettyä tekijää. Jos nakitettavat työt koskevat koko tiimiä, voitte sopia pitävänne viikottain tunnin tehtäväpalaverin, jonka aikana viikon aikana tulleet pienet pyynnöt tehdään pois alta – tai ainakin niille sovitaan sopiva tekijä, joka voi varata tehtävälle aikaa kalenteristaan. Pienet tehtävät voidaan myös merkitä yhteiselle tehtävälistalle, josta projektipäällikkö voi jakaa ne viikottain sopiviksi katsomilleen työntekijöille.

3. Fokusoi

Kun teet tehtävää, keskity vain siihen. Sitähän varten olet varannut kalenteristasi sille aikaa. Sulje turhat välilehdet selaimesta ja päätä olla tarkistamatta sähköpostia samaan aikaan. Jos viestitulva häiritsee, varaa myös postien läpikäymiseen oma aikansa päivästäsi. Viesteihin ei tarvitse vastata heti, usein fiksuinta on tarkistaa sähköpostit vain kerran tai pari päivässä.

Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa tehtävien hallinnassa

Itse en henkilökohtaisesti tulisi toimeen ilman ValueFramea ja sen tehtäviä, resursointia ja kalenterimerkintöjä. Kaikkien pienten tehtävien muistaminen on mahdotonta. Siksi olenkin ottanut asenteen, että se, mitä ei ole järjestelmässä, ei ole olemassa. Keskityn suorittamaan ne tehtävät, jotka löydän kalenteristani – ja keskityn niihin sen ajan, jonka olen niille varannut.

Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa siis jokapäiväisten tehtävieni hallinnassa ja saan sen kautta järjestystä myös jokapuolelta sateleviin pieniin tehtäviin. Tallessa järjestelmässä, poissa mielestä.

Haluaisitko kokeilla, olisiko ValueFrame ratkaisu sinunkin työflown ylläpitämiseen? Kokeile ValueFramea maksutta tai kysy lisää asiantuntijoiltamme!