ValueFrame Granlundin projektidatan keskiössä

Projektityössä on todella monta liikkuvaa osaa. Jos tieto on hajautettuna useisiin paikkoihin, on kokonaisuuden hallinta hankalaa. Kiinteistö- ja rakennusalan asiantuntijakonserni Granlundilla haluttiin selkeyttää yhtiön projektitoiminnan kokonaiskuvaa ja apu siihen löytyi ValueFramesta.

Granlund on voimakkaasti kasvava konserni, joka muutama vuosi sitten päätti uudistaa hallinnon järjestelmäympäristön saadakseen reaaliaikaisempaa dataa.

Granlund-konserniin kuuluu 19 osakeyhtiötä. Konsernin liikevaihto oli viime vuonna noin 109 miljoonaa euroa ja työntekijöitä on runsaat 1200. Kasvu on ollut varsin nopeaa, sillä konserni on tuplannut liikevaihdon ja henkilöstömäärän viiden viime vuoden aikana.

Granlundilla datan yhtenäistämishaasteisiin on kuulunut myös konsernirakenne, joka koostuu itsenäisistä Suomessa ja ulkomailla sijaitsevista osakeyhtiöistä. Monilla yhtiöillä on omalla alueellaan myös useita toimipisteitä.

Parhaista erillisjärjestelmistä paras kokonaisuus

Järjestelmäuudistuksen alkuvaiheessa konserni lähti etsimään kokonaisratkaisua, josta olisi löytynyt kaikki tarvittava. Laatu- ja vastuullisuusjohtaja Maila Hervan mukaan he kuitenkin huomasivat, että isoissa järjestelmissä käytettävyys on loppukäyttäjän näkökulmasta usein heikko.

– Päädyimme siis valitsemaan markkinoiden parhaat erillisjärjestelmät kuhunkin käyttötarkoitukseen. Vertailimme useita projektinhallintajärjestelmiä ja liiketoiminnan puolelta käyttäjät kommentoivat, että ValueFrame oli käytettävyydeltään ja ulkoasultaan peruskäyttäjälle paras vaihtoehto, Herva kertoo.

Tiedonsaanti on helpottunut merkittävästi ja ohjelmistot ovat tuoneet läpinäkyvyyttä koko konserniin

Järjestelmäuudistuksella oli useita tavoitteita. Talousnäkökulmasta tavoiteltiin raportoinnin merkittävää nopeuttamista. Päätöksenteon tueksi haluttiin reaaliaikaisempaa ja tarkempaa dataa. Rutiinikirjausten ja tiedon manuaalisen siirtämisen määrää haluttiin vähentää. Lisäksi hallinnollisen henkilöstön määrän kasvua pyrittiin hillitsemään.

Hervan mukaan näihin tavoitteisiin on myös päästy. Hallinnollista henkilöstöä ei ole tarvinnut rekrytä siinä määrin kuin yhtiön kasvu olisi muuten edellyttänyt. Tiedonsaanti on helpottunut merkittävästi ja ohjelmistot ovat tuoneet läpinäkyvyyttä koko konserniin.

ValueFrame on tehostanut erityisesti projektityötä

Granlund hallinnoi ValueFramessa koko asiakasputkea liidistä, asiakkaan perustamiseen, projektiseurantaan ja laskun lähetämiseen asti. 19 osakeyhtiön konsernissa erityisesti asiakas- ja kohderekistereiden yhdistäminen on tuonut merkittäviä hyötyjä.

– Asiakas- ja kohderekisterit ovat meillä avainasemassa. ValueFramesta saadaan jäljitettyä, mitä on mihinkin kohteeseen tehty. Sieltä näemme mm. mitä kullekin asiakkaalle on eri puolia konsernia tehty, millaisia tarjouksia heille on tehty ja mitä projekteja on käynnissä, Maila Herva sanoo.

Koko henkilöstön näkökulmasta tiedon saatavuuden helppous ja läpinäkyvyys on keskeisimpiä hyötyjä

Koko henkilöstön näkökulmasta tiedon saatavuuden helppous ja läpinäkyvyys on keskeisimpiä hyötyjä. Aikaisemmin tieto oli hajautettuna eri paikkoihin, joten sen löytäminen vei aikaa.

ValueFramen ansiosta Granlund näyttäytyy asiakkaisiin päin yhtenäisenä, kun asiakkaalle voidaan lähettää yksi lasku huolimatta siitä, miten moni tytäryhtiö on projektiin osallistunut ja missä tunteja on projektille kirjattu.

ValueFrame toimii sekä datapankkina että raportointiohjelmistona

Maila Hervan mukaan ValueFramen hyödyt tulevat esiin nimenomaan projektin johtamisessa ja yhtiön talousseurannassa. Projektipäällikön on helppo seurata projektien etenemistä, resursointia ja kannattavuuksia yhdestä paikasta.

Projekti- ja asiakkuuspäälliköt seuraavat ValueFramesta mm. tarjouskantaa, myyntisuppilon tilannetta, asiakkuuksia, liikevaihtoja asiakasluokittain, projektien etenemistilannetta, resursseja ja laskutusta.

Konsernin ja yhtiöden johdon tarvitseman datan saa ValueFramesta siirrettyä näppärästi BI-järjestelmään. Siellä data yhdistetään muista järjestelmistä tulevaan dataan, jolloin yhtiön toiminnasta saadaan selkeämpi kokonaiskuvan.

– Kun kaikki on samassa järjestelmässä, on se suoraviivaistanut ja helpottanut tekemistä. Vallun hakutoiminto on helppo käyttää, joten tieto on helposti löydettävissä. On saatu läpinäkyvyyttä toimintaan, Herva kuvailee.

Integraatioiden avulla lisää automaatiota

Granlundilla on rakennettu ValueFrameen yhteensä kymmenen integraatiota. Niiden avulla tiedonsiirtoa järjestelmien välillä on saatu automatisoitua merkittävästi. Noin puolet rajapinnoista on rakennettu Granlundin omana työnä ja puolet on hoidettu ValueFramen tarjoamien valmiiden rajapintojen kautta.

– Integraatioiden ansiosta tietoja ei tarvitse enää kirjata moneen paikkaan; dokumentinhallintajärjestelmään, taloushallintoon, Power-BI:hin ja niin edelleen. Rutiininomaista asioiden kirjaamista on saatu vähennettyä merkittävästi, Maila Herva kertoo.

Rutiininomaista asioiden kirjaamista on saatu vähennettyä merkittävästi

Isossa kuvassa tarkempi ja ajantasaisempi data tukee nyt paremmin konsernin päätöksentekoa. Herva arvioi, että Granlundilla tehdään nyt päätöksiä parempaan tietoon pohjautuen.

ValueFrame on ollut Granlundilla käytössä vajaat kolme vuotta, mutta kehitystyö ohjelmiston hyödyntämiseksi jatkuu edelleen. Seuraavaksi tavoitteena on ValueFrameen kertyneen historiadatan hyödyntäminen tarjousten laadinnassa ja projektien suunnittelussa PowerBI:n suodattimien avulla.

– Sisäisen palautteen perusteella kehitetään ValueFramen hyödyntämistä koko ajan eteenpäin. Käytettävyyden parantuminen entisestään mahdollistaisi myös entistä tarkemman tiedon saamisen, Maila Herva sanoo.