Tilitoimiston raportointi toiminnanohjausjärjestelmässä

Tilitoimistotyössä oman ja yrityksen toiminnan ohjaaminen käy helpommin, kun tietää, missä mennään ja mihin ollaan menossa. Ovatko kaikki tehtävät ajallaan hoidetut? Onko kaikki asiakkaille tehdyt työtunnit kirjattu? Onko jotain työtä jäänyt laskuttamatta? Onko jokainen asiakkuus varmasti kannattava? Kaikki tämä tieto taas saadaan mittaamalla yrityksen toimintaa. Oikeilla mittareilla voidaan tuottaa raportteja, jotka antavat tarvittavan tiedon helposti sisäistettävässä muodossa.

ValueFrame on tilitoimistojen toiminnanohjausjärjestelmä, joka tarjoaa kattavat raportointityökalut esimerkiksi juuri mainittujen asioiden seurantaan. Näiden lisäksi järjestelmästä löytyy lukuisia muita valmiita raportteja, ja käyttäjät voivat myös luoda ja tallentaa omia suosikkiraporttejaan.

Käyn tässä kirjoituksessani läpi muutamia tilitoimiston kannalta olennaisimpia ValueFramen raportteja ja kerron, kuinka tilitoimisto saa niistä arvokasta tietoa niin yksittäisen työntekijän kuin tilitoimistojohdonkin näkökulmasta.

Tehtävähallinta

Tehtävälista helpottaa tilitoimistotyöntekijän jokapäiväisen työn ohjausta. Lista näyttää työntekijän tai tiimin seuraavan kuukauden tehtävät ja tärkeimmät tehtäviin liittyvät tiedot, esimerkiksi mitkä tehtävät ovat seuraavaksi erääntymässä ja mitkä ovat jo erääntyneet. Tehtävien deadlinet, työmääräarviot sekä toteutuneet työtunnit näkyvät myös suoraan listalla. Listalta voi lisäksi kirjata tehdyt tunnit tehtäville, aloittaa tuntikirjauksen ajanoton ja lisätä muistiinpanoja, jos vaikkapa tehtävään liittyviä asioita on käsitelty asiakkaan kanssa.

Tehtäväyhteenveto näyttää tehtävät valitulla aikavälillä. Raportilla voi tarkastella esimerkiksi omaveroilmoituksia ja nähdä, onko sellainen mahdollisesti jäänyt lähettämättä. Jos raportti esimerkiksi kertoo, että joulukuun alv-ilmoitus on jäänyt tekemättä, voidaan tehtävän muistiinpanoista havaita, että asiakas on luvannut toimittaa lisää aineistoa, ja ilmoitus on siksi yhä jättämättä.

Resursointi

Työmääräarvioiden seuranta auttaa tietämään, paljonko suunnittelun työn tekemiseen on todellisuudessa mennyt aikaa. Raporttia voi tarkastella esimerkiksi palvelu- tai tekijätasolla. Voidaan myös katsoa tulevia kuukausia ja nähdä, onko kaikkien työntekijöiden viikot resursoitu täyteen. Tämä tieto auttaa esimerkiksi rekrytointipäätöksissä. Henkilöstön kuormitus työajasta –kuvaaja näyttää visuaalisesti työkuormien piikit. Tilitoimistotyön luonteen vuoksi piikit osuvat aina tietyille päiville, mutta niihin voi varautua sopimalla asiakkaiden kanssa, että toimittavat aineistoja hyvissä ajoin etukäteen.

Tuntikirjauksia voidaan tarkastella useasta eri näkökulmasta. Tuntikirjausraportti kertoo, onko kaikki työ kirjattu, ja sitä voi käyttää työajanseurantaan. Työaikaraportilta voidaan tarkastella, mikä on oletettu työaika, paljonko on tehty ja mikä on näiden erotus. Tällä raportilla on erityisen hyvä alkuvuodesta valvoa kiireaikojen huippuja, jotta työajat eivät venyisi huomaamatta liian pitkiksi.

Laskutus

ValueFramella laskuja tehdessä nähdään aina, onko kirjattuja tunteja, suoritteita tai kuluja jäänyt laskuttamatta asiakkaalta. Laskuttamattomat tapahtumat näkyvät järjestelmässä niin kauan kunnes ne on laskutettu. Kun kaikki tehdyt työt muistetaan laskuttaa, laskutusaste paranee. Tämä on ensiarvoisen tärkeää tilitoimistoalalla, jossa laskutusasteet ovat usein verrattain matalia.

Ostojen edelleenlaskutus on tämän päivän tilitoimistotyössä olennaista, kun tilitoimisto maksaa esimerkiksi sovellusveloituksia asiakkaan puolesta. Ostojen ja myyntien haku ValueFramessa näyttää nämä maksut ostoina, jotka voidaan laskuttaa asiakkaalta.

Kannattavuus

Kannattavuusraportti on yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeimpiä raportteja. Työntekijät voivat seurata oman kannattavuutensa kehitystä esimerkiksi asiakkaittain, kun taas johto näkee koko yrityksen kannattavuuden. Raportille tulee tiedot laskutuksesta ja sillä voi porautua aina palvelutasolle asti. Raportti näyttää esimerkiksi laskutuksen, myyntikatteen, työkustannukset sekä kannattavuuden. Kannattavuutta voidaan tarkastella myös ajanjaksoittain, jolloin nähdään esimerkiksi toimeksiannon kannattavuuden kehitys kvartaaleittain.

Kannattavuutta voidaan tarkastella myös henkilöittäin porautuen aina asiakkaiden palvelutasoille. Henkilöstön kannattavuutta tarkasteltaessa on mahdollista jättää myynneistä pois materiaali- ja matkakustannuksien edelleen veloitukset, joista kertynyttä myyntikatetta halutaan useimmin tarkastella erikseen. Vastaavasti henkilöstön kannattavuutta voidaan tarkastella myös ajanjaksoittain.

Tuotemyyntiraportilla nimensä mukaisesti kertoo myynnin tuotteittain. Näemme esimerkiksi, miten palkkalaskelmaveloitukset on tehty ja olemmeko joka kuukausi muistaneet ottaa palkkalaskelmat mukaan laskutukseen.

Jo yli 200 tilitoimistoa käyttää ValueFramea toiminnanohjaukseen. Tutustu, ratkaisisiko ValueFrame myös teidän tarpeenne tai pyydä suoraan maksuton koekäyttö!