Paranna laskutusastetta, tee parempaa tulosta

Laskutusaste on asiantuntijayrityksissä yleinen ja toimiva tehokkuusmittari. Sen avulla nähdään, miten paljon työntekijät käyttävät työajastaan laskutettavaan asiakastyöhön.

Yritys voi tehdä parempaa tulosta pelkästään tehostamalla tuntien kirjausta ja niiden seurantaa. Jotta laskutusastetta voi kehittää, täytyy työajankirjauksen olla ensin kunnossa.

1. Kirjaa tunnit päivittäin

Yrityksen kirjauskulttuuri on keskeisessä roolissa. Työtuntien kirjaus pitää tehdä päivittäin, jotta kirjaukset ovat oikein ja luotettavia. Jos kirjauksia tehdään kerran viikossa tai harvemmin, on riskinä, että jotain unohtuu. Myös tuntien kirjaamiseen käytettävä aika kasvaa, kun lähdetietoja täytyy etsiä kalentereista, muistilapuilta tai sähköposteista.

Kun kirjausväli venyy pitkäksi, voi osa laskutettavasta työstä jäädä kirjaamatta myös inhimillisistä syistä. Työntekijällä voi olla tunne, ettei kaikkia tunteja voida laskuttaa asiakkaalta, kun niitä on kertynyt niin paljon. Kirjauksia myös pyöristetään helposti alaspäin, jos ei muista aivan tarkkaan mihin työaikaa on käytetty.

2. Valitse yritykselle sopiva kirjaustarkkuus

Työtuntien kirjaustarkkuus kannattaa miettiä yrityksen liiketoiminnan mukaan. Aivan minuutin tarkkuudella työaikaa ei kannata kirjata, sillä silloin kirjaamiseen kuluva aika ylittää hyödyn. Liian väljästi kirjatessa puolestaan pienemmät työt hukkuvat massaan, eikä niitä saada laskutettua. Sopiva kirjaustarkkuus voi olla esimerkiksi puoli tuntia. Tämä kannattaa huomioida myös asiakkaiden sopimuksissa ja määritellä pienin laskutettava yksikkö vastaamaan sovittua kirjaustarkkuutta.

3. Määrittele, mitä kirjataan

Laadi kirjaamista helpottavat selkeät ohjeet siitä, mitä tunteja kirjataan. Paras kokonaiskuva syntyy, kun työntekijät kirjaavat kaikki tunnit, lomat ja poissaolot yhteen järjestelmään. Samalla saadaan kokoon työnantajalta edellytettävä työajanseuranta ja pystytään seuraamaan mm. henkilöiden työkuormaa.

Sitoutunut johto kehittää kirjaamiskultuuria, seuraa sen toteutumista, raportoi tuloksista ja puuttuu havaittuihin virheisiin.

4. Johto, pidä langat käsissä

Yrityksen johto on avainroolissa, jotta laskutusasteeseen saadaan muutos. Sitoutunut johto kehittää kirjaamiskultuuria, seuraa sen toteutumista, raportoi tuloksista ja puuttuu havaittuihin virheisiin ja laiminlyönteihin systemaattisesti. Johdon on myös tärkeä muistuttaa oikeiden kirjausten tärkeydestä ja kertoa sen avulla saavutetuista tuloksista.

5. Suunnittele työt huolella

Suunnittelematon työ lisää tuottamattoman työn määrää. Huonoimmassa tilanteessa työntekijä alkaa vasta edellisen työn valmistuttua miettiä, mitä hän tekee seuraavaksi. Työstä toiseen siirtymiseen kuluu aikaa ja joutokäynti lisääntyy. Siihen voidaan vaikuttaa hyvällä johtamisella ja töiden suunnittelulla. Esimiesten ja projektipäälliköiden tulee opastaa työntekijöitä, pitää heidät ajan tasalla ja laatia työrunko, johon kerätään työtehtävät valmiiksi ja josta työntekijä voi suoraan poimia töitä tehtäväksi.

6. Pidä työntekijät ajan tasalla

Henkilöstölle täytyy kertoa, miksi tunteja ja töitä kirjataan sekä mitä hyötyä siitä on yritykselle ja työntekijöille itselleen. Asiantuntijatyössä ja erityisesti luovassa työssä yleinen pelko on, että työajanseuranta koetaan kyttäämiseksi. Kyseessä on kuitenkin sekä yrityksen että työntekijöiden hyvinvointi.

Yritys voi hyvin, kun kaikki laskutettava työ saadaan laskutettua, ja bisnes kukoistaa. Työntekijät puolestaan voivat hyvin, kun on turvallinen ja vakaa työnantaja. Työajanseurannalla myös työntekijöiden oma oikeusturva tulee taattua, kun esimerkiksi ylityöt on kirjattu ja ne korvataan työntekijälle.

7. Varmista työvälineiden toimivuus

Toimivat työvälineet ovat laskutusasteen seurannassa tärkeässä roolissa. Selkeää ja helppokäyttöistä työkalua käytetään aktiivisemmin kuin vanhanaikaista ja monivaiheista kirjausta, jossa tunnit kirjataan ensin paperille, sitten exceliin ja siitä laskutusohjelmaan. Toimivat työvälineet mahdollistavat paitsi sujuvan kirjaamisen, myös tuottavuuden raportoinnin ja seurannan.

Esimerkkilaskelma laskutusasteen kasvattamisesta:

• Yrityksen liikevaihto on 2 M€, työntekijöitä 30
• Työtunteja vuodessa (226 työpäivät x 7,5 h + kiky) x 30 henkeä = 51 528 h
• Jos tuntihinta on 70 €/h, niin laskutettuja tunteja on liikevaihdon mukaan 28 571 h
• Tällöin laskutusaste on n. 55 %
• Laskutusasteen kasvattaminen 60 %:n edellyttää n. 21 min. lisälaskutusta/päivä/työntekijä eli 3 minuuttia/työtunti
• Vaikutus liikevaihtoon on +164 000 €
• PSA -järjestelmäkulu 14 700 €/vuosi

• Liikevoiton muutos + 149 300 €