Asiantuntijan vinkit tuntikirjauksista – miksi se on niin tärkeää ja miten sitä voi helpottaa?
Tuntikirjaus on olennainen osa jokaisen asiantuntijaorganisaation arkea. Se ei ole vain pakollinen rutiini, vaan työkalu, joka auttaa yritystä ymmärtämään toimintaansa syvällisemmin.
Miksi tuntikirjaus on tärkeää?
- Asiakkaiden kannattavuuden seuranta: Tuntikirjausten avulla yritys pystyy analysoimaan, mitkä projektit ovat kannattavia ja missä on parantamisen varaa.
- Työkuorman hallinta: Ne auttavat tasapainottamaan työntekijöiden työkuormaa ja estämään ylikuormituksen.
- Työn organisointi: Tuntikirjausten kautta opitaan organisoimaan työtä tehokkaammin ja priorisoimaan tehtäviä.
- Luotettava data: Reaaliaikainen ja tarkka tuntikirjaus tarjoaa yritykselle arvokasta dataa projektien etenemisestä ja resurssien käytöstä.
Vaikka tuntikirjaus saatetaan kokea “pakollisena pahana”, se suojelee myös työntekijää. Se mahdollistaa saldojen ja työajan seurannan, mikä on tärkeää sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta.
Miten tuntikirjausta voi helpottaa?
1. Valitse sopiva tuntikirjaustapa
Jos tuntikirjaukset tuntuvat työläiltä, pieni säätö asetuksissa voi tuoda suuren helpotuksen, ja säästää arvokkaita minuutteja.
ValueFramessa on tarjolla useita erilaisia tuntikirjaustapoja:
- Päivätuntikirjaus
- Viikkotuntikirjaus
- Lukujärjestystuntikirjaus
Mieti, mikä tapa sopii juuri sinun tiimillesi parhaiten – se tekee tuntikirjauksista osan sujuvaa arkea. Oikean menetelmän valinta tekee prosessista sujuvamman ja miellyttävämmän kaikille osapuolille.
2. Hyödynnä asetuksia ja ohjauksia
Projektien nimeäminen ja ohjaukset
- Selkeät projektinimet: Käytä yksinkertaisia ja selkeitä nimiä projekteille. Tämä helpottaa oikean projektin valintaa tuntikirjauksessa.
- Ohjaukset projektien taakse: Luo projekteihin ohjauksia, jotka helpottavat valintojen tekemistä ja vähentävät virheiden mahdollisuutta.
Tuntikirjausnäkymän personointi
Käyttäjät voivat itse vaikuttaa siihen, miltä tuntikirjauslomake näyttää:
- Asetusten muokkaus: Tuntikirjausnäkymän asetuksia voi muuttaa rataskuvakkeesta päivävalintarivin vasemmasta reunasta.
- Näytettävien tietojen valinta: Valitse, näytetäänkö esimerkiksi matkalaskut tuntikirjauslomakkeella tai tehdäänkö suoritteiden lisäämisestä pakollista.
- Näkymän personointi:
- Viikonloppujen näyttäminen: Voit valita, näytetäänkö viikonloput lukujärjestysnäkymässä.
- Osaprojektien ryhmittely: Ryhmittele osaprojektit asiakkaittain, mikä helpottaa oikean projektin löytämistä.
- Tiivistetty näkymä: Valitse tiivis näkymä päivänäkymässä, jolloin ruudulle mahtuu enemmän tietoa.
3. Oletusnäkymän valinta
Voit valita, mikä näkymä avautuu oletuksena tuntilapulla:
- Päivä- ja lukujärjestysnäkymä tai
- Päivä- ja viikkonäkymä
Kun olet valinnut sopivan näkymän, se avautuu automaattisesti seuraavalla kerralla, mikä nopeuttaa prosessia.
Säännölliset tuntikirjaukset tehostavat työskentelyä organisaatiossa
Tuntikirjauksella on paljon suurempi merkitys kuin pelkkien työtuntien merkitseminen järjestelmään. Se toimii tärkeänä apuvälineenä sekä yrityksen että työntekijöiden arjessa ja tukee menestystä. Kun hyödynnät ValueFramen tarjoamat työkalut ja asetukset, tuntikirjausten tekeminen muuttuu huomattavasti sujuvammaksi.
Tuntikirjaukset ovat avain projektimenestykseen ja resurssien hallintaan. Kun otat käyttöön ValueFramen helppokäyttöiset työkalut ja asetukset, säästät aikaa ja parannat projektien hallintaa – päivä kerrallaan.
Suvi Viertola on kokenut ratkaisukonsultti ja ValueFramen asiantuntija, joka on auttanut yrityksiä tehostamaan toimintaansa ohjelmistoratkaisuilla jo reilut 20 vuotta. Hänellä on vahva kokemus eri toimialojen tarpeista PSA-järjestelmissä sekä erityisosaamista käyttöönottojen, projektijohdon ja järjestelmäsuunnittelun saralla
