Tilitoimiston resursointi ja työmääräarviot

Kuinka sinun yrityksessäsi varaudutaan kiireisimpiin viikkoihin? Entä onko hiljaisemmille päiville varattu riittävästi töitä? Tilitoimiston liiketoiminta perustuu asiantuntijoiden tekemään laskutettavaan työhön, joten työkuormituksen seuranta on ensiarvoisen tärkeää tilitoimiston johdolle.

Työntekijöiden työkuormien on oltava tasapainossa mielellään koko ajan. Kuitenkin alan ominaispiirteisiin kuuluu kausittain toistuvat kiireisemmät ajankohdat, kuten esimerkiksi tilinpäätösaika ja oma-aloitteisten veroilmoitusten jättöpäivät. Näiden työkuormapiikkien ennakointi ja ajoissa tasoittaminen onnistuu kokemuksella sekä oikeilla työkaluilla.

Ennusta työkuormat ja jaa tehtävät tasaisesti

Piikkien ennustaminen lähtee työmääräarvioista. Jokaisen asiakkaan toimeksiannot koostuvat palveluista ja toistuvista tehtävistä. Arvioi tehtäville, kuinka paljon työtunteja ne tekijältään vievät. Tämän jälkeen resursoi työntekijät palveluille ja tehtäville. Kun osaat arvioida, mihin aikaan töitä kasaantuu eniten, voit esimerkiksi sopia asiakkaan kanssa aikaisempia deadlineja, jotta työkuorma tasoittuisi eikä palvelun laatu kärsisi.

Ota toiminnanohjaus avuksi tilitoimiston resursointiin

ValueFrame-toiminnanohjausjärjestelmän resursointityökalu kertoo, kuinka kuormitettuja työntekijät ovat. Tilitoimistoja varten kehitetyt raportit näyttävät, onko esimerkiksi jollekin kirjanpitäjälle annettu enemmän tehtäviä tälle viikolle kuin hänellä on aikaa tehdä, ja voisiko tehtäviä siirtää seuraavalle viikolle tai kenties toiselle henkilölle.

ValueFramen avulla luot asiakkaiden toimeksiannot nopeasti valmiista malleista. Toistuvien tehtävien tehtäväperusteille saat määritettyä asiakkaan kanssa sovitut deadlinet ja annettua työmääräarviot. Deadlinet ja työmääräarviot tallentuvat suoraan tehtäville, jonka jälkeen voit määritellä tehtäville tekijät.

Resursointityö helpottuu resurssikuvaajan avulla. Kuvaajalta voit katsoa kuinka tilanne muuttuu, jos työt jaetaan toiselle tekijälle tai muuhun ajankohtaan, tai jos kuvaajalta otetaankin pois pois osa asiakkuuksista. Paljon työllistävän asiakkaan tehtäviä kannattaakin resursoida tehtäväksi hiljaisemmille viikoille, jos vain mahdollista.

Tehtävälistalla työntekijä voi verrata tehtäviensä työmääräarvioita toteutuneisiin tunteihin. Jos vertailussa huomataan olennaisia poikkeamia, voit muokata asiakkaan tehtäväperusteita realistisemmiksi. Vanhat tehtävät voidaan säilyttää koskemattomina, jotta mahdolliset asiakasmuistiinpanot säilyvät.

Työkuormat tasapainoon

Tilitoimistotyön luonteen vuoksi työkuormapiikkejä ei voi täysin välttää, mutta niitä pystytään tasoittamaan resursoimalla työtehtävät oikein. Onnistunut tehtävien jako ja aikataulutus ei ole mitenkään mahdotonta, kun tunnetaan kausittain toistuvien tehtävien rytmit ja asiakkaiden vaatimukset. Jotta johtaminen ei kuitenkaan perustuisi valistuneisiin arvioihin, on hyvä olla aitoa dataa päätöksenteon tukena. Toiminnanohjausjärjestelmä tuo tähän sekä datan että työkalut.

Katso myös webinaari ValueFramen resursoinnista tilitoimistossa.

Kokeile ValueFramen resursointia maksutta.