ValueFrame parantaa RE Groupin tiedonhallintaa ja projektin läpinäkyvyyttä

RE Group on noin 60-henkinen monialainen suunnittelutoimisto, joka on erikoistunut erityisesti vaativien prosessien ja tilojen, kuten logistiikka-, toimisto- ja laboratoriotilojen suunnitteluun. Monipuolisten suunnittelutöiden mukana myös projektit ovat laaja-alaisia ja monen kokoisia, aina laajoista toimitilasuunnitteluista pienempien osien, kuten putkistojen suunnitteluprojekteihin. Yhtä aikaa projekteja on käynnissä useita kymmeniä. Vajaa vuosi sitten yrityksessä otettiinkin käyttöön ValueFrame juuri projektinhallinnan avuksi.

– Otimme ValueFramen käyttöön kahdessa vaiheessa: ensin VF otettiin käyttöön konsernin kahdessa yhtiössä ja vuoden vaihteessa VF on ollut käytössä koko konsernissa. VF:ää käytämme projektinhallintaan, tuntikirjauksiin ja laskutukseen, RE Groupin ATK-vastaava Mikael Vanhala kertoo.

Uusi järjestelmä muutti myös RE Groupin toimintatapoja

ValueFramen käyttöönottoprosessi sujui Vanhalan mukaan hyvin. Varsinkin ValueFramen tukichat oli isona apuna käyttöönottovaiheessa.

– Tukichat oli aivan loistava. Saimme sieltä aina vastaukset nopeasti kaikkiin kysymyksiin.

Kuten usein uusien järjestelmien kohdalla, myös RE Groupilla projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa päästiin uudistamaan myös yrityksen toimintamalleja. Aikaisemmin projektien laskutuksen ja perustamisen järjestelmään hoiti kokonaan hallinto. ValueFramen käyttöönoton myötä vastuu projektien perustamisesta, projektin tuntien seurannasta ja esilaskutuksesta siirrettiin projektipäälliköille. Muutos tehtiin, koska yrityksessä haluttiin jakaa vetovastuuta niille henkilöille, jotka todellisuudessa ovat parhaiten kartalla projektien tilanteesta.

– Aikaisemmin projektipäällikkö toimi tavallaan vain välikätenä asiakkaiden ja hallinnon välillä. Nyt projektipäälliköt ovat selkeästi enemmän kiinni omassa tekemisessään omien projektinsa suhteen. Näin pysytään koko ajan kartalla siitä mitä on tapahtumassa. Ja kun menneistä projekteista alkaa kertyä järjestelmään tietoa, siitä on entistä enemmän hyötyä projektipäällikölle, Vanhala kuvailee.

Vaikka laajan järjestelmän käyttöönotossa onkin aina omat haasteensa, ValueFramen hyvän alkumäärittelyn ja tuen ansiosta alun ongelmatkin saatiin ratkaistua juuri RE Groupille istuvalla tavalla

– Alussa meillä oli hiukan muutosvastarintaa esimerkiksi tuntikirjausnäkymän ollessa erilainen kuin aikaisemmin käytössä olleessa järjestelmässä. ValueFramen tuki muutti meille hetkessä viikkotuntikirjausnäkymän oletukseksi, mikä helpotti käyttöönottoa paljon, Vanhala kertoo.

ValueFrame auttaa kaikkien työntekijöiden arjessa

Tällä hetkellä ValueFrame on käytössä kaikilla RE Groupin työntekijöillä. Projektipäälliköt perustavat ja valvovat projekteja, asiantuntijat tekevät tuntikirjaukset ja hallinto seuraa yleisellä tasolla projektien edistymistä ja laskutusta. Projektipäälliköt tarkastavat tuntikirjaukset projekteittain. Myynnissä ja markkinoinnissa hyödynnämme järjestelmää asiakastietojen ylläpidossa ja tarjousten luomisessa. Aiemmin varsinaista ohjelmistoa myynnin tarpeisiin ei yrityksellä ollut lainkaan.

– Meillä on vakiintuneita asiakaskontakteja, joiden kanssa tehdään projekteja, ja asiakkaat on meihin myös itse suoraan yhteydessä. Tämä vähentää myyntityötä, vaikka etsimme jatkuvasti myös uusia kontaktejakin. ValueFrame on kuitenkin isona apuna asiakaskontaktien hallinnoinnissa, Vanhala lisää.

Kokonaisuutena ValueFrame on kattava järjestelmä meidän kokoisellemme yritykselle

ValueFramen avulla RE Groupin projektinhallinta on selkeytynyt ja läpinäkyvyys lisääntynyt. Aikaisemmin tiedot projektipäälliköiden ja hallinnon välillä siirrettiin suullisesti tai paperilla, mutta nyt ne siirtyvät automaattisesti esimerkiksi esilaskun tai laskutusohjeiden muodossa projektipäälliköiltä hallintoon ja projekteille. Tämä on Vanhalan mukaan lisännyt projektipäälliköiden tietoisuutta projektien yksityiskohdista.

– Aiemmin hallinto hoiti meillä kaiken, joten tieto oli kokonaan heidän käsissään. Nyt kun kaikilla on pääsy järjestelmään, kaikki pääsee katsomaan tietoa sieltä. Se on loistava juttu.

ValueFrame on myös nopeuttanut yrityksessä laskujen lähettämistä, ja integraatio taloushallinto-ohjelman kanssa helpottaa hallinnollista työtä. Vanhala itse pitää järjestelmän parhaimpina puolina sen helppokäyttöisyyttä.

– Esimerkiksi tuntikirjaus on edelliseen järjestelmään verrattuna helpompi kuin aiemmin. On kätevää, että tuntikirjaukset siirtyvät laskulle asti. Myös hakutoiminnot ja varsinkin projektien haku on projektipäällikölle todella helppoa ValueFramessa. Nyt kaikki tiedot, myös oman henkilökunnan perustiedot löytyvät yhdestä ja samasta järjestelmästä, Vanhala sanoo.

– Voin suositella järjestelmää muillekin suunnittelutoimistolle. Kokonaisuutena järjestelmä on kattava meidän kokoisellemme yritykselle.

Tutustu RE Groupiin heidän verkkosivuillaan: www.regroup.fi